Clear before you travel

Terms and conditions

The practical details behind reservation requests, confirmed services, payments, personal information, and website cookies.

Last updated: July 23, 2026

The most important point: submitting a form means we received your request. Your shuttle or tour is confirmed only when our office sends a second confirmation with the final service and payment instructions.

1. Reservation requests and confirmation

These terms apply when you use this website or request transportation, a tour, a taxi boat connection, or another service arranged by Tropical Tours Shuttles. Website estimates and request forms help us understand the service you want. They do not by themselves create a confirmed reservation.

A request is subject to route, vehicle, guide, boat, schedule, and capacity availability.
We may contact you to clarify pickup details, traveler ages, luggage, accessibility needs, or other service information.
Your reservation becomes confirmed only when our office sends written confirmation and any required payment has been completed by the stated deadline.
Review the confirmation immediately. Tell us promptly if a name, date, route, traveler count, pickup point, flight, or other detail is incorrect.

2. Shared shuttle conditions

Published departure times normally indicate when pickup operations begin in the service area. Your confirmation may include a pickup window based on your location.
Shared transportation follows a scheduled route. Delays of approximately 15 to 20 minutes can occur because of traffic, weather, road conditions, or earlier pickups.
A transfer from one vehicle to another may form part of the route. Transfers take place at planned connection points and are a normal part of some shared services.
Longer routes may include a stop of approximately 15 to 25 minutes for passenger connections, restrooms, and a short break.
For airport departures, we may be able to allow a short waiting window when you contact us before departure. Shared services cannot be held if doing so would affect other passengers or onward connections.
Pets, bicycles, kayaks, weapons, and oversized items are not accepted on shared services unless our office confirms an exception in writing before travel.

3. Private shuttle conditions

Vehicle size is assigned according to the confirmed group and luggage. Larger groups may require a larger vehicle or more than one vehicle.
Reasonable comfort or restroom stops may be requested along the route when conditions and timing permit.
Airport-delay waiting time is subject to the confirmed service, driver availability, and updated flight information. Contact us as soon as a delay is known.
Late-night, early-morning, additional-passenger, remote-location, waiting-time, or route-change charges may apply when stated in the quote or confirmation.
Dogs and cats may be accepted on a private service only when disclosed and approved in advance. The animal must travel safely in a suitable carrier unless another arrangement is confirmed.

4. Tours and taxi boat services

Tour and taxi boat schedules, meeting points, inclusions, age requirements, minimum participation, sea conditions, and supplier rules vary by service. The details in your written confirmation form part of these terms.

Marine and outdoor activities depend on weather, tides, sea state, safety assessments, and instructions from the captain, guide, or operator.
A taxi boat itinerary may combine ground transportation, a boat crossing, and an onward transfer. Times are estimates and connections can change for safety or operational reasons.
Follow all safety instructions and disclose medical, mobility, swimming, dietary, or accessibility information that may reasonably affect participation.
When a specific tour or boat supplier has stricter cancellation, age, luggage, or participation terms, those terms will be communicated before confirmation and will control that part of the service.

5. Prices, estimates, and payments

Prices are shown in US dollars unless another currency is clearly stated. Website estimates include the information selected at that moment and may change if the route, date, traveler mix, pickup point, extras, taxes, supplier cost, or service type changes before confirmation.

Your confirmation identifies the final amount, accepted payment method, payment deadline, and any remaining balance.
Payments may be processed through a third-party card processor or PayPal. We do not ask you to place complete card details in an ordinary website message or email.
Submitting a payment authorization or request does not by itself confirm payment. Payment is complete when the processor approves it and our office acknowledges the confirmed service.
For some next-day morning services, payment may be required by 9:00 p.m. Costa Rica time on the previous evening. The deadline in your payment instructions controls.
We may release unconfirmed space when payment is not completed by the stated deadline.

6. Traveler responsibilities, luggage, and conduct

Provide accurate names, traveler ages, contact details, dates, locations, flight information, and service requirements.
Be ready at the confirmed meeting point and time. A hotel pickup more than 10 minutes late or an airport pickup more than 15 minutes late may be treated as a no-show when the driver cannot reasonably wait. A different waiting period applies when your confirmation states one.
Disclose the number of bags and all surfboards, bicycles, mobility devices, large instruments, coolers, or oversized items before confirmation. Standard allowance is up to two large bags, one small bag, and one carry-on per traveler unless the service states otherwise. Additional items may require space confirmation and an extra charge.
Children age three and older are generally charged at the adult rate unless a service states otherwise. Infants and required child seats must be disclosed during the request. Child seating is subject to availability, applicable safety requirements, and written confirmation.
Keep valuables and carry-on items under your supervision. We are not responsible for belongings left in a vehicle or for loss caused by luggage being packed contrary to driver instructions, except where responsibility cannot legally be excluded.
Weapons, unlawful items, dangerous materials, abusive conduct, and behavior that threatens passengers, staff, equipment, or safe operation are prohibited. Service may be refused or ended without refund when reasonably necessary for safety.
Carry the travel documents required for your itinerary. We do not determine passport, visa, immigration, airline, or entry requirements.

7. Changes, cancellations, no-shows, and refunds

Request changes or cancellations in writing as soon as possible. A change is effective only after our office confirms it in writing.

Unless your confirmation states a different supplier-specific rule, cancellations must be received at least 48 hours before the scheduled service date to be considered for a refund.
Late arrival, missed pickup, no-show, boarding another operator by mistake or choice, and unused portions of a confirmed service are not refundable.
A documented medical emergency may be reviewed for a possible date change or other accommodation, but it does not automatically create a right to a refund.
Complaints should be sent within two days after the service with the booking name, date, route, and relevant details so that we can investigate promptly.
Approved card refunds can take up to 15 business days to appear, depending on the bank or card processor. PayPal timing depends on PayPal processing.

A tour, boat, accommodation, or transportation partner may have a stricter cancellation policy. When that happens, the policy disclosed in your quote or confirmation applies to that service.

8. Operating conditions, third parties, and liability

Travel times and pickup sequences are estimates. Traffic, ferry operations, flight changes, road closures, weather, sea conditions, strikes, public demonstrations, mechanical issues, government action, natural disasters, war, terrorism, and other events outside reasonable control may delay, change, or cancel a service.

We may use qualified transportation, tour, boat, accommodation, or activity partners to fulfill part of an itinerary. We remain available to assist with communication, but a partner may apply its own disclosed operating and refund rules.

When a material operational change is necessary, we will make reasonable efforts to offer a safe alternative, reschedule, credit, or refund when appropriate under the confirmed policy. We are not responsible for consequential or indirect losses such as missed flights, additional lodging, or lost vacation time, except where applicable law requires otherwise.

Nothing in these terms excludes liability or consumer rights that cannot legally be excluded or limited.

9. Privacy, security, and cookies

Information we collect

When you request a service, we collect the details needed to review, quote, coordinate, and communicate about that request. This may include your name, email, telephone number, traveler details, travel dates, locations, flight information, luggage, and notes you choose to provide.

How we use and share it

We use this information to provide customer service, prepare and manage reservations, process payments, prevent misuse, meet legal or accounting requirements, and improve our services. We share only what is reasonably necessary with staff and service partners involved in fulfilling your request, and with providers that support essential business operations.

We use reasonable administrative and technical safeguards, including encrypted website connections. No internet transmission or storage method is completely risk-free, so please do not send unnecessary sensitive information through free-text fields.

Website cookies and analytics

Strictly necessary cookies may be used for security, form operation, and remembering your privacy choice. These do not require an analytics opt-in. Optional Google Analytics and Google Tag Manager technologies are used only after you select “Accept analytics.” They help us understand aggregated website visits and page use.

If you select “Reject analytics,” those optional tags stay blocked and the reservation website remains available. External video players stay unloaded until you select Load video. That video choice is remembered only for the current browser session, and approved players load as you approach them. Loading a player connects to the video provider, which may receive existing cookies or set essential player cookies, but the video does not play automatically and this does not enable our optional website analytics. You can reopen Cookie settings in the footer at any time and replace your previous analytics choice.

Your choices and questions

You may ask what personal information we hold about you, request a correction, or ask a privacy question by emailing info@tropicaltourshuttles.com. We retain information only as long as reasonably needed for the purposes described above and applicable legal obligations.

10. Website content, legal terms, and contact

Website content and intellectual property

We make reasonable efforts to keep routes, schedules, inclusions, prices, and other website information current. Information may change, and the details in your written quote or confirmation control your reservation. Website text, graphics, logos, photographs, and videos belong to Sunset & Waves Tropical Tours R y V S.A. or their respective licensors and may not be reproduced without permission.

Changes and severability

We may update these terms when services, law, technology, or business practices change. The date at the top identifies the latest version. If one provision is found unenforceable, the remaining provisions continue to apply.

Operator, governing law, and questions

These terms apply to services arranged by Sunset & Waves Tropical Tours R y V S.A.. If you have a question about a request, confirmation, payment, or these terms, contact us at info@tropicaltourshuttles.com.

Costa Rican law applies to these terms, and disputes are subject to the competent courts of Costa Rica, without limiting any mandatory consumer protections that apply.

Versión en español

Términos y condiciones

Los detalles prácticos sobre solicitudes de reservación, servicios confirmados, pagos, información personal y cookies del sitio web.

Última actualización: 23 de julio de 2026

El punto más importante: enviar un formulario significa que recibimos su solicitud. Su shuttle o tour queda confirmado únicamente cuando nuestra oficina envía una segunda confirmación con el servicio final y las instrucciones de pago.

1. Solicitudes de reservación y confirmación

Estos términos se aplican cuando usted utiliza este sitio web o solicita transporte, un tour, una conexión de taxi boat u otro servicio coordinado por Tropical Tours Shuttles. Las estimaciones y los formularios del sitio web nos ayudan a entender el servicio que desea. Por sí solos, no crean una reservación confirmada.

Toda solicitud está sujeta a la disponibilidad de la ruta, vehículo, guía, embarcación, horario y capacidad.
Podemos comunicarnos con usted para aclarar los detalles de recogida, edades de los viajeros, equipaje, necesidades de accesibilidad u otra información del servicio.
Su reservación queda confirmada únicamente cuando nuestra oficina envía una confirmación por escrito y cualquier pago requerido se completa dentro del plazo indicado.
Revise la confirmación inmediatamente. Infórmenos cuanto antes si algún nombre, fecha, ruta, cantidad de viajeros, punto de recogida, vuelo u otro dato es incorrecto.

2. Condiciones de los shuttles compartidos

Los horarios de salida publicados normalmente indican el momento en que comienzan las recogidas dentro del área de servicio. Su confirmación puede incluir una ventana de recogida según su ubicación.
El transporte compartido sigue una ruta programada. Pueden ocurrir retrasos de aproximadamente 15 a 20 minutos debido al tránsito, clima, condiciones de la carretera o recogidas anteriores.
La ruta puede incluir un traslado de un vehículo a otro. Estos traslados se realizan en puntos de conexión planificados y forman parte normal de algunos servicios compartidos.
Las rutas más largas pueden incluir una parada de aproximadamente 15 a 25 minutos para conexiones de pasajeros, uso de servicios sanitarios y un breve descanso.
Para salidas desde el aeropuerto, podríamos permitir un corto tiempo de espera cuando se nos avisa antes de la salida. Un servicio compartido no puede retrasarse si esto afecta a otros pasajeros o conexiones posteriores.
No se aceptan mascotas, bicicletas, kayaks, armas ni artículos de gran tamaño en servicios compartidos, salvo que nuestra oficina confirme una excepción por escrito antes del viaje.

3. Condiciones de los shuttles privados

El tamaño del vehículo se asigna según el grupo y el equipaje confirmados. Los grupos grandes pueden requerir un vehículo de mayor capacidad o más de un vehículo.
Se pueden solicitar paradas razonables de descanso o para usar servicios sanitarios cuando las condiciones de la ruta y el horario lo permitan.
El tiempo de espera por retrasos de vuelos depende del servicio confirmado, la disponibilidad del conductor y la información actualizada del vuelo. Comuníquese con nosotros tan pronto conozca el retraso.
Pueden aplicarse cargos por servicios nocturnos o de madrugada, pasajeros adicionales, ubicaciones remotas, tiempo de espera o cambios de ruta cuando estén indicados en la cotización o confirmación.
Los perros y gatos pueden aceptarse en un servicio privado únicamente cuando se informen y aprueben con anticipación. El animal debe viajar de forma segura en un transportador adecuado, salvo que se confirme otro arreglo.

4. Tours y servicios de taxi boat

Los horarios, puntos de encuentro, inclusiones, requisitos de edad, participación mínima, condiciones del mar y reglas de proveedores para tours y taxi boats varían según el servicio. Los detalles incluidos en su confirmación escrita forman parte de estos términos.

Las actividades marinas y al aire libre dependen del clima, mareas, estado del mar, evaluaciones de seguridad e instrucciones del capitán, guía u operador.
Un itinerario de taxi boat puede combinar transporte terrestre, un cruce en embarcación y un traslado posterior. Los horarios son estimados y las conexiones pueden cambiar por razones de seguridad u operación.
Siga todas las instrucciones de seguridad e informe cualquier condición médica, de movilidad, natación, alimentación o accesibilidad que pueda afectar razonablemente su participación.
Cuando un proveedor específico de tour o embarcación tenga condiciones más estrictas de cancelación, edad, equipaje o participación, dichas condiciones se comunicarán antes de la confirmación y regirán esa parte del servicio.

5. Precios, estimaciones y pagos

Los precios se muestran en dólares estadounidenses, salvo que se indique claramente otra moneda. Las estimaciones del sitio web incluyen la información seleccionada en ese momento y pueden cambiar si la ruta, fecha, combinación de viajeros, punto de recogida, extras, impuestos, costo del proveedor o tipo de servicio cambia antes de la confirmación.

Su confirmación identifica el monto final, método de pago aceptado, fecha límite de pago y cualquier saldo pendiente.
Los pagos pueden procesarse mediante un procesador externo de tarjetas o PayPal. Nunca le pediremos que incluya los datos completos de su tarjeta en un mensaje ordinario del sitio web o en un correo electrónico.
Enviar una autorización o solicitud de pago no confirma por sí solo el pago. El pago se completa cuando el procesador lo aprueba y nuestra oficina reconoce el servicio confirmado.
Para algunos servicios de la mañana siguiente, el pago puede ser requerido antes de las 9:00 p. m., hora de Costa Rica, la noche anterior. Se aplicará el plazo indicado en sus instrucciones de pago.
Podemos liberar espacios no confirmados cuando el pago no se complete dentro del plazo indicado.

6. Responsabilidades del viajero, equipaje y conducta

Proporcione nombres, edades de los viajeros, datos de contacto, fechas, ubicaciones, información de vuelos y requisitos del servicio de manera exacta.
Esté listo en el punto de encuentro y a la hora confirmados. Una llegada con más de 10 minutos de retraso para recogida en hotel, o más de 15 minutos para recogida en aeropuerto, puede considerarse ausencia cuando el conductor no pueda esperar razonablemente. Se aplicará un plazo distinto si así lo indica su confirmación.
Informe la cantidad de maletas y todas las tablas de surf, bicicletas, dispositivos de movilidad, instrumentos grandes, hieleras o artículos sobredimensionados antes de la confirmación. La cantidad estándar permitida es de hasta dos maletas grandes, un bolso pequeño y un equipaje de mano por viajero, salvo que el servicio indique algo distinto. Los artículos adicionales pueden requerir confirmación de espacio y un cargo extra.
Los niños de tres años o más generalmente pagan la tarifa de adulto, salvo que un servicio indique lo contrario. Los bebés y los asientos infantiles requeridos deben informarse durante la solicitud. Los asientos infantiles están sujetos a disponibilidad, requisitos de seguridad aplicables y confirmación por escrito.
Mantenga los objetos de valor y el equipaje de mano bajo su supervisión. No somos responsables por pertenencias dejadas en un vehículo ni por pérdidas ocasionadas al empacar equipaje en contra de las instrucciones del conductor, excepto cuando la responsabilidad no pueda excluirse legalmente.
Se prohíben armas, artículos ilegales, materiales peligrosos, conducta abusiva y comportamientos que amenacen a pasajeros, personal, equipo o la operación segura. El servicio puede rechazarse o finalizarse sin reembolso cuando sea razonablemente necesario por seguridad.
Lleve los documentos de viaje requeridos para su itinerario. No determinamos requisitos de pasaporte, visa, inmigración, aerolínea o ingreso al país.

7. Cambios, cancelaciones, ausencias y reembolsos

Solicite cambios o cancelaciones por escrito lo antes posible. Un cambio entra en vigor únicamente después de que nuestra oficina lo confirme por escrito.

Salvo que su confirmación indique una regla específica distinta del proveedor, las cancelaciones deben recibirse al menos 48 horas antes de la fecha programada del servicio para poder ser consideradas para un reembolso.
La llegada tardía, pérdida de la recogida, ausencia, abordar otro operador por error o decisión propia y las partes no utilizadas de un servicio confirmado no son reembolsables.
Una emergencia médica documentada puede revisarse para considerar un cambio de fecha u otra solución, pero no crea automáticamente el derecho a un reembolso.
Las quejas deben enviarse dentro de los dos días posteriores al servicio e incluir el nombre de la reservación, fecha, ruta y detalles relevantes para que podamos investigar oportunamente.
Los reembolsos aprobados a tarjetas pueden tardar hasta 15 días hábiles en aparecer, según el banco o procesador de tarjetas. El plazo de PayPal depende de su propio procesamiento.

Un proveedor de tour, embarcación, alojamiento o transporte puede tener una política de cancelación más estricta. Cuando esto ocurra, se aplicará al servicio la política informada en su cotización o confirmación.

8. Condiciones operativas, terceros y responsabilidad

Los tiempos de viaje y las secuencias de recogida son estimados. El tránsito, operaciones de ferry, cambios de vuelos, cierres de carreteras, clima, condiciones del mar, huelgas, manifestaciones públicas, problemas mecánicos, acciones gubernamentales, desastres naturales, guerra, terrorismo y otros acontecimientos fuera de un control razonable pueden retrasar, modificar o cancelar un servicio.

Podemos utilizar socios calificados de transporte, tours, embarcaciones, alojamiento o actividades para cumplir parte de un itinerario. Permanecemos disponibles para ayudar con la comunicación, pero un socio puede aplicar sus propias reglas operativas y de reembolso previamente informadas.

Cuando sea necesario un cambio operativo importante, haremos esfuerzos razonables para ofrecer una alternativa segura, reprogramación, crédito o reembolso cuando corresponda según la política confirmada. No somos responsables por pérdidas indirectas o consecuentes, como vuelos perdidos, alojamiento adicional o tiempo de vacaciones perdido, salvo cuando la ley aplicable indique lo contrario.

Nada en estos términos excluye responsabilidades ni derechos del consumidor que legalmente no puedan excluirse o limitarse.

9. Privacidad, seguridad y cookies

Información que recopilamos

Cuando solicita un servicio, recopilamos los datos necesarios para revisar, cotizar, coordinar y comunicarnos sobre esa solicitud. Esto puede incluir su nombre, correo electrónico, teléfono, información de viajeros, fechas de viaje, ubicaciones, información de vuelos, equipaje y notas que usted decida proporcionar.

Cómo utilizamos y compartimos la información

Utilizamos esta información para brindar servicio al cliente, preparar y administrar reservaciones, procesar pagos, prevenir usos indebidos, cumplir requisitos legales o contables y mejorar nuestros servicios. Compartimos únicamente lo razonablemente necesario con el personal y los socios involucrados en cumplir su solicitud, y con proveedores que respaldan operaciones comerciales esenciales.

Utilizamos medidas administrativas y técnicas razonables, incluidas conexiones cifradas del sitio web. Ningún método de transmisión o almacenamiento por internet está completamente libre de riesgos; por ello, no envíe información sensible innecesaria mediante campos de texto libre.

Cookies y analítica del sitio web

Podemos utilizar cookies estrictamente necesarias para la seguridad, el funcionamiento de formularios y para recordar su preferencia de privacidad. Estas no requieren aceptación de analítica. Las tecnologías opcionales de Google Analytics y Google Tag Manager se utilizan únicamente después de seleccionar «Aceptar analítica». Nos ayudan a comprender de forma agregada las visitas y el uso de las páginas.

Si selecciona «Rechazar analítica», esas etiquetas opcionales permanecen bloqueadas y el sitio de reservaciones continúa disponible. Los reproductores de video externos permanecen sin cargar hasta que seleccione «Cargar video». Esta elección se recuerda únicamente durante la sesión actual del navegador, y los reproductores autorizados se cargan cuando usted se aproxima a ellos en la página. Cargar un reproductor establece una conexión con el proveedor, que puede recibir cookies existentes o establecer cookies esenciales del reproductor, pero el video no se reproduce automáticamente y esto no activa nuestra analítica web opcional. Puede volver a abrir la configuración de cookies desde el pie de página en cualquier momento y reemplazar su elección anterior de analítica.

Sus opciones y consultas

Puede consultar qué información personal conservamos sobre usted, solicitar una corrección o realizar una consulta de privacidad escribiendo a info@tropicaltourshuttles.com. Conservamos la información únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para los fines descritos y las obligaciones legales aplicables.

10. Contenido del sitio web, términos legales y contacto

Contenido del sitio web y propiedad intelectual

Hacemos esfuerzos razonables para mantener actualizadas las rutas, horarios, inclusiones, precios y demás información del sitio web. La información puede cambiar, y los datos de su cotización o confirmación escrita son los que rigen su reservación. Los textos, gráficos, logotipos, fotografías y videos del sitio web pertenecen a Sunset & Waves Tropical Tours R y V S.A. o a sus respectivos licenciantes y no pueden reproducirse sin autorización.

Cambios y divisibilidad

Podemos actualizar estos términos cuando cambien los servicios, la legislación, la tecnología o las prácticas comerciales. La fecha indicada al inicio identifica la versión más reciente. Si una disposición se declara inaplicable, las demás disposiciones continuarán vigentes.

Operador, legislación aplicable y consultas

Estos términos se aplican a los servicios coordinados por Sunset & Waves Tropical Tours R y V S.A.. Si tiene alguna consulta sobre una solicitud, confirmación, pago o estos términos, escríbanos a info@tropicaltourshuttles.com.

La legislación de Costa Rica se aplica a estos términos y las disputas quedan sujetas a los tribunales competentes de Costa Rica, sin limitar las protecciones obligatorias al consumidor que correspondan.